Welche Reisekosten Freiberufler geltend machen können

Welche Reisekosten Freiberufler als Betriebsausgaben ansetzen können, das hängt davon ab, ob sie im Zusammenhang mit der freiberuflichen Tätigkeit angefallen sind.

Reisekosten sind Betriebsausgaben

Grundsätzlich stellen Reisekosten für Freiberufler, genauso wie für Gewerbetreibende, Betriebsausgaben dar. Das bedeutet, dass die Kosten für Geschäftsreisen nicht als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung angegeben werden müssen, sondern schon zuvor das Betriebsergebnis und somit das Bruttoeinkommen in Form des Gewinns aus der freiberuflichen Tätigkeit verringern. Freiberufler ermitteln ihren Gewinn durch eine vereinfachte Gewinnermittlung, der so genannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die sie zusammen mit ihrer Steuererklärung abgeben. Auf der Ausgabenseite befinden sich in dieser Einnahmen-Überschuss-Rechnung unter anderem die Reisekosten. Freiberufler können als Reisekosten alle Aufwendungen ansetzen, die mit jeder Geschäftsreise im Zusammenhang stehen, sofern sie sich auf den Erfolg der freiberuflichen Tätigkeit positiv auswirken. Inwiefern das der Fall ist und Reisekosten Freiberufler in die Lage versetzen, dadurch ihren Gewinn zu erhöhen, dürfte jedoch schwer nachweisbar sein.

Anerkannte Reisekosten

Wenn ein Freiberufler sich im Rahmen einer Geschäftsreise um einen Auftrag bemüht, dann ist der Sinn dieser Geschäftsreise ein positiver Effekt für seine Tätigkeit, und zwar auch dann, wenn der Auftrag nicht zustande kommt oder an einen anderen Anbieter vergeben wird. Im Zweifelsfall wird jedoch nachzuweisen sein, dass die Geschäftsreise tatsächlich ausschließlich der Abgabe des Angebots diente. In besonderem Maße dürfte das Finanzamt auf Reisekosten dann aufmerksam werden, wenn die Geschäftsreise zu einem außergewöhnlichen Ziel, wie zum Beispiel einem weit entfernten typischen Urlaubsort, führt, aber auch bei außergewöhnlich hohen Reisekosten. In einem solchen Fall sollten Freiberufler möglichst belegen können, dass es sich tatsächlich um betrieblich begründete Reisekosten handelt.

Welche Reisekosten Freiberufler im Einzelnen absetzen können, das hängt davon ab, ob sie in ihrer Art und ihrer Höhe zweckmäßig, notwendig und üblich sind. Grundsätzlich gehören Fahrtkosten, und zwar auch Bahnfahrkarten der ersten Klasse, Unterkunftskosten und Nebenkosten, wie zum Beispiel Parkgebühren, zu den Reisekosten. Freiberufler müssen jedoch darauf achten, dass der Status von Betriebsausgaben tatsächlich erhalten bleibt. Haben sie zum Beispiel nur einen Termin von wenigen Stunden an einem Ort, nutzen den Aufenthalt aber gleichzeitig für eine Kurzreise, so wird das Finanzamt die gesamte Geschäftsreise nicht als Betriebsausgabe anerkennen.