Freiberufler und Rechnung - was ist im Detail zu beachten?

Bei der Rechnungsstellung haben Freiberufler einiges zu beachten, damit Rechnungsempfänger und Finanzamt damit zufrieden sind. So gibt es zahlreiche Lösungen, mit denen Freiberufler eine Rechnung erstellen können, sodass diese konform mit den gesetzlichen Vorgaben ist.

Die Gestaltung der Rechnung und die Beachtung gesetzlicher Vorgaben

Durch formale Fehler bei der Rechnungsstellung können einem Freiberufler schnell einmal die Vorsteuerabzüge vom Finanzamt aberkannt werden. Doch es ist nicht schwierig für Freiberufler eine Rechnung zu erstellen, welche allen gesetzlichen Anforderungen entspricht. So stehen im Internet zahlreiche Vorlagen für Rechnungen zum Download bereit, welche nur noch mit den eigenen Daten gefüllt werden müssen. Auf der anderen Seite sollten Freiberufler ihre Rechnung beziehungsweise das Rechnungsdokument etwas individualisieren, um sich von der Masse der Mitbewerber abzuheben. Dies kann mit etwas gestalterischem Geschick auf eigene Faust geschehen oder das Dokument kann kostengünstig von einem Grafiker erstellt werden, welcher auch über das Internet beauftragt werden kann.

Auch für Freiberufler gilt es, auf ihren Rechnungen einige Pflichtangaben zu beachten, damit diese beim Finanzamt anerkannt werden können. An erster Stelle stehen die Angaben wie der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers sowie der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers. Darüber hinaus müssen in einer Rechnung das genaue Datum der Leistungserbringung und die erbrachten Leistungen im Detail aufgeschlüsselt werden. Sollte der Freiberufler dazu befugt sein, Umsatzsteuer zu erheben, müssen auf der Rechnung sowohl die Brutto- als auch die Nettobeträge der Rechnungsposten vermerkt sein. Außerdem muss der Freiberufler die Rechnung mit dem Ausstellungsdatum versehen, mit der fortlaufenden Rechnungsnummer zur genauen Zuordnung und mit seiner Steuernummer.

Buchhaltung und ein effektives Rechnungswesen sind das A und O

Doch ist es für Freiberufler mit der Erstellung einer Rechnung nicht getan, vielmehr sollte auch an ein effektives Rechnungswesen und eine gute Buchhaltung gedacht werden. Denn nur wenn Rechnungen regelmäßig verschickt und die Zahlungseingänge kontrolliert werden, hat eine freiberufliche Tätigkeit eine Chance auf Erfolg. Dies gilt besonders in Zeiten schlechter Zahlungsmoral und säumiger Schuldner, die die Begleichung einer Freiberufler Rechnung oftmals auf mehrere Monate ausweiten. Gute Unterstützung kann in diesem Bereich eine Buchhaltungssoftware geben, mit der man einzelne Rechnungen nicht aus dem Augen verliert und der Status zu jeder Zeit abrufbar ist. Alternativ kann die gesamte Buchhaltung auch an einen externen Dienstleister ausgegliedert werden, welcher sich auch um die Eintreibung ausstehender Forderungen kümmert.